本記事では、Microsoft365 Formsのアンケートフォームの回答結果を、OneDriveに保存したExcelブックへ自動的にテーブル形式で蓄積させる方法を説明します。
こちらは「Formsで収集したアンケートの結果をデスクトップExcelで読み込む方法」シリーズの2本目の解説記事です。
目的
作成したいフォームと、取得したいエクセルデータのフォーマットは、前回と同じものです。
前回との違いは「回答結果が同一のExcelファイルに同期するかどうか」です。
それに合わせて【Excelで開く】を押した時にの挙動も、ダウンロードからWEBブラウザで開くリンクへと変化します。
この方法で作成したフォームは、Googleのフォームとスプレッドシートの関係と同じような挙動になります。
アンケートフォームサンプル
今回作成するフォームは、社員が毎日の体温を書いて送信するという、実用性があるのか分からない感じの超単純なフォームです。
回答エクセルデータサンプル
手順
1. Microsoft365 Office ホーム https://www.office.com/ へアクセス（ショートカットキーは Alt+Ctrl+Shift+Windows ）し【Excel】をクリックする
2. 識別しやすいファイル名をつける（【ブック】をクリック）
※開いた直後はファイル名が変更できません。自動保存が終わると変更できます。
3. リボンの【挿入】【Forms】【新しいフォーム】をクリックする
※【Forms】が表示されるのは、ExcelファイルがOneDrive for Businessに保存されていて、WEBブラウザ版Excelで開いた時のみです。
※例えば、個人向け365、SharePointに保存されている、デスクトップアプリ版Excelで開いている場合は表示されません。
4. フォームを作成して試しに何件か投稿してタブ閉じる
フォームの詳しい使い方は、前の記事をご覧下さい。
5. Excelブックの【Forms1】シートに勝手にフォームの質問項目を網羅した【テーブル1】が作成され、回答したデータがリアルタイムに記入され
る
※数秒程度のタイムラグがあります。
基本的な操作手順は以上です。
補足情報
1. Excelでリボンの【挿入】【Forms】の中をみると【プレビュー】【編集】【送信】【削除】が選べるようになる
2. フォームの応答から【Excelで開く】をクリックしたときに、WEBブラウザ上でExcelブックを開くことができる
前の記事のように、フォームから作った場合と挙動が違います。
3. OneDriveにアップロードしたブックでもOK
4. OneDriveの【新規】から、いきなり【Excel用 Forms】を新規作成してもOK
制限事項
- 普通にフォームを作ってからExcelブックとリンクさせる方法がありません。（見つけられませんでした）
- フォームの質問の一部または全てを他のフォームへ移動・コピーできません。
- 以上の理由から、何らかの事情でExcelブックが壊れたら、フォームもまとめて消失するかもしれません。
- 一つのExcelブックに複数のフォームを紐付けることが出来ません。そのため2種類の投票結果テーブルをマージしてビューを作るようなことを1ブック内で完結できません。
- Excelと連携するFormsは、保存先がOneDrive for Businessでなければなりません。また開いているアプリがWEBブラウザ版Excelでないと表示されません。
最後に
メリットをまとめると
- PowerAutomateとかを使わずとも、フォームが同じファイルの同じテーブルへ同期されます。
- 設置が非常に簡単です。個人の保存場所（OneDrive for Business上）にExcelファイルを置いてからブラウザで開いてフォームを挿入するだけです。
- 企業版のMicrosoft365（Basic以上の全てのプラン）で使用可能です。
デメリットは、上記の制限事項に加えて、組織の保存場所（SharePoint上）で運用できないことと、情報の保存形式としてExcelブックの信頼性が次項のListsに劣ることです。
とは言え、個人でフォームを使いたいケースもあり、個人的に使う分には十分に活用できる機能が揃っています。
個人的には、前項より今回の方法のほうがオススメです。 （Formsの回答が毎回ダウンロードになってしまうのは困ることが多い）
使うのは簡単なので、試してみて自分に合う方法を探してみてください。
次回は、ここで作成されたExcelブックをPowerQueryでデスクトップアプリ版で開いたExcelから取り込む方法を説明します。
より高度な自動化を期待する場合は、「Formsで収集したアンケートの結果をデスクトップExcelで読み込む方法」シリーズの他の手法を検討してください。
以上
それではまた明日♪ちゅんちゅん(・8・)