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Microsoft365 ExcelとFormsが同期するアンケートフォームを作成する方法

本記事では、Microsoft365 Formsのアンケートフォームの回答結果を、OneDriveに保存したExcelブックへ自動的にテーブル形式で蓄積させる方法を説明します。

こちらは「Formsで収集したアンケートの結果をデスクトップExcelで読み込む方法」シリーズの2本目の解説記事です。

www.excel-chunchun.com

目的

作成したいフォームと、取得したいエクセルデータのフォーマットは、前回と同じものです。

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前回との違いは「回答結果が同一のExcelファイルに同期するかどうか」です。

それに合わせて【Excelで開く】を押した時にの挙動も、ダウンロードからWEBブラウザで開くリンクへと変化します。

この方法で作成したフォームは、Googleのフォームとスプレッドシートの関係と同じような挙動になります。

アンケートフォームサンプル

今回作成するフォームは、社員が毎日の体温を書いて送信するという、実用性があるのか分からない感じの超単純なフォームです。

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回答エクセルデータサンプル

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手順

1. Microsoft365 Office ホーム https://www.office.com/ へアクセス(ショートカットキーは Alt+Ctrl+Shift+Windows )し【Excel】をクリックする

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2. 識別しやすいファイル名をつける(【ブック】をクリック)

※開いた直後はファイル名が変更できません。自動保存が終わると変更できます。

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3. リボンの【挿入】【Forms】【新しいフォーム】をクリックする

※【Forms】が表示されるのは、ExcelファイルがOneDrive for Businessに保存されていて、WEBブラウザExcelで開いた時のみです。

※例えば、個人向け365、SharePointに保存されている、デスクトップアプリ版Excelで開いている場合は表示されません。

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4. フォームを作成して試しに何件か投稿してタブ閉じる

フォームの詳しい使い方は、前の記事をご覧下さい。

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5. Excelブックの【Forms1】シートに勝手にフォームの質問項目を網羅した【テーブル1】が作成され、回答したデータがリアルタイムに記入され

※数秒程度のタイムラグがあります。

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基本的な操作手順は以上です。

補足情報

1. Excelでリボンの【挿入】【Forms】の中をみると【プレビュー】【編集】【送信】【削除】が選べるようになる

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2. フォームの応答から【Excelで開く】をクリックしたときに、WEBブラウザ上でExcelブックを開くことができる

前の記事のように、フォームから作った場合と挙動が違います。

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3. OneDriveにアップロードしたブックでもOK

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4. OneDriveの【新規】から、いきなり【Excel用 Forms】を新規作成してもOK

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制限事項

  • 普通にフォームを作ってからExcelブックとリンクさせる方法がありません。(見つけられませんでした)
  • フォームの質問の一部または全てを他のフォームへ移動・コピーできません。
  • 以上の理由から、何らかの事情でExcelブックが壊れたら、フォームもまとめて消失するかもしれません。
  • 一つのExcelブックに複数のフォームを紐付けることが出来ません。そのため2種類の投票結果テーブルをマージしてビューを作るようなことを1ブック内で完結できません。
  • Excelと連携するFormsは、保存先がOneDrive for Businessでなければなりません。また開いているアプリがWEBブラウザExcelでないと表示されません。

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最後に

メリットをまとめると

  • PowerAutomateとかを使わずとも、フォームが同じファイルの同じテーブルへ同期されます。
  • 設置が非常に簡単です。個人の保存場所(OneDrive for Business上)にExcelファイルを置いてからブラウザで開いてフォームを挿入するだけです。
  • 企業版のMicrosoft365(Basic以上の全てのプラン)で使用可能です。

デメリットは、上記の制限事項に加えて、組織の保存場所(SharePoint上)で運用できないことと、情報の保存形式としてExcelブックの信頼性が次項のListsに劣ることです。

とは言え、個人でフォームを使いたいケースもあり、個人的に使う分には十分に活用できる機能が揃っています。

個人的には、前項より今回の方法のほうがオススメです。 (Formsの回答が毎回ダウンロードになってしまうのは困ることが多い)

使うのは簡単なので、試してみて自分に合う方法を探してみてください。


次回は、ここで作成されたExcelブックをPowerQueryでデスクトップアプリ版で開いたExcelから取り込む方法を説明します。


より高度な自動化を期待する場合は、「Formsで収集したアンケートの結果をデスクトップExcelで読み込む方法」シリーズの他の手法を検討してください。

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以上


それではまた明日♪ちゅんちゅん(・8・)

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