私がWordやExcelによるマニュアル執筆と印刷物の配布に痺れを切らして、社内向けのWikiサイトを立ち上げたときの話をします。
概要
まず、何がどうなったのか説明すると...
前提
以前はこんな状態・環境でした。
- マニュアルはメールにPDF形式で添付されて飛び交い
- 情報を共有できるポータルサイトが存在せず
- 過去のマニュアルは行方不明
- たまにファイルサーバーに保管されているが、古すぎてやくたたず
- 更新しようにもPDFなので作り直し
結果
（私が執筆に関わるマニュアルに限った話ですが）こうなりました。
実現方法
いくつかのツールを検討した後、Growi という Wiki を使うことに決めました。
Growi は WESEEK,Inc. さんが開発されているOSSで、誰でも無料でサイトを立ち上げる事が可能です。
私は自前でサーバーを立てたくなかったため同社の運営する GROWI.cloud という SaaS を利用しています。（もちろん有償版）
最近では（自分を除いて）日間20PV～100PVあるようなので、それなりに活用していただけているという認識です。
しかし、社内に根付いた文化を塗り替えるのは容易なことではなく、未だに私以外の人が更新することはまずありません。
自分が情報を公開する場が出来ただけでも十分な成果なので、執筆者はこのまま増えなくても良いかなと思ってます。
従来の運用の問題点
従来の紙・PDF運用の問題は、マニュアルを長期的に有効活用しづらい点にあると考えています。
問題1 ファイルサーバーはアクセス手段が限られる
メールは論外として、仮にファイルサーバーに情報を整理して入れるようになったとしても、いずれ限界が来るのは目に見えていました。
というのも、あなたがもしファイルサーバーに入っている膨大なデータから、ある情報を見つけ出したいと思った時どのような方法を取りますか？
普通の人は、それらしいキーワードのフォルダを辿って開いていくと思います。
少し詳しい人は、（Windowsエクスプローラの）右上の検索ボックスから検索するかもしれません。
しかし、検索機能は使い勝手が悪く、ものすごく低速です。
どうにかするソフトウェアもあったりするようですが、結局データ形式がバラバラなので煩雑になります。（後述）
Wikiならば、ツリーからのアクセスの他に、高速な全文検索と、設定したタグ検索ができます。
問題2 最新のマニュアルにたどり着けない
ファイルサーバーによる共有では、文章を移動したりフォルダ名やフォルダ構成を変えてしまったらリンクが死んでしまうという問題があります。
そのため、文書間で「こちらを参照」といったリンクを貼っても、リンク切れのメンテが大変で、全てのリンクを更新し続けるのは現実的ではありません。
また、コピーしたファイルを持ち出したり、メールで送ったりされるため、せっかくサーバー上のファイルを更新しても、古いマニュアルが社内を彷徨うことになります。
Wikiならば、永続的に使えるURLを発行できるので、外のページからリンクを貼っても切れることはありません。URLの共有である以上、常に最新のページを閲覧してもらうことができます。PDFで配布したとしても、最新情報はWikiを見るように周知しておけば、情報が古くなって使えないというトラブルを解消することができます。
問題3 紙PDFのマニュアルは長期的に保守できない
ファイルサーバーで管理すると、データ形式がバラバラになります。
ファイルサーバーに入れてあるのがxlsxやdocxならまだ良いのですが、必ずPDF形式で保存する人が現れます。
無意識的に「他人に編集されたくない」という意思が働くのか、「印刷をしやすいように」という配慮なのか分かりませんが、PDFしか残されていないと更新は不可能でしょう。
多くのマニュアルは、常に最新の情報を提供しなければなりません。
しかし執筆者は、わざわざチェックのために読み返すような機会は少なく、実際に使っている人が間違いに気がついて直す必要が生まれるはずです。
つまり、（持論ですが）マニュアル類はPDFにせず、原本のまま共有して、その場で直してもらうほうが、更新されていく可能性が高くなります。（PDFでコメント入れて報告をもらうという手もありますが、いまだかつて貰えたことはありません）
そのときにデータ形式がバラバラだと、見れない人とか編集できない人が現れます。あと表示画面がバラバラで変な感じです。その人の環境都合で的外れな修正をされかねません。
Wikiならば、フォーマットは統一され、誰でも手軽に閲覧できて、ワンクリックで編集画面に入れます。WEBサイトなので「誰々が使用中です」とか「開くのが重い」なんてこともありません。
編集履歴が残るので、変な修正は取り消したり修正を加えることができます。（本当はプルリクが送れると良いんでしょうけど）
Wiki使用によるメリット
他にもWikiを使うことで生まれたメリットもあります。
使い始めてから気がついたのですが、
- Growiのlsx関数）がかなり強力で、自動的にサブページのリンク集を自動生成できます。階層やフィルタ使いこなすことで、面倒なリンクをメンテする手間がかなり省けます。
- Growi独自のMarkdown拡張によるdraw.ioを文章中に埋め込める機能は、はっきり言って神です。マニュアルを完全にGrowiに移植できたのは、どう考えてもこれのおかげです。
- 見出しから目次を自動生成する
@[toc]も、ページによっては重宝します。
Wiki使用によるデメリット（注意）
- 新しいものの立ち上げには、理解を得るための労力がかかる
- 執筆する人がいなければ、廃れて誰も読んでくれなくなる
- 誰でも編集できてしまうので、不適切な編集が行われる恐れがある（そのための編集履歴管理機能）
- サイト運用のためのコスト（費用／設定／セキュリティ）
他に検討したソフトウェア
Wordpress / ブログ
情報共有サイトの立ち上げが目的なら、Wordpressでも問題ありません。
Wordpressを使い込んでいないので分かりませんが、プラグイン等により同じような事が実現出来るかもしれません。
Notion
最近話題なNotionですが、機能が豊富なので近いことは出来ると思います。 Markdown記法を使わずに書けるし、常時自動保存なのでこちらのほうが適している場合もあります。 使ってみた感想として、個人的なメモを溜めていって共有する分には便利なのですが、 あとDraw.ioがEmbed（別サイトの埋め込み）しか出来ないので、移行先にはならなさそうでした。
他
他にも文章共有を行うサービスも触ってみましたが、目的に一番近かったのはGrowiでした。
まとめ
Wiki運用をはじめて2年近く経過しましたが、今のところ順調・快適です。
まだまだ紙の文章は減りませんが、少なくとも発信はかなり楽になりました。
文章共有で困っている人は、一度検討してみてください。
↓のデモサイトで体験できますし、無料でWikiを立ち上げることも可能です。（無料版には非公開ページを作れないとか、数週間使っていないと自動的にサーバーがシャットダウンされるとか制限があります）